Dropdown-Listen sind in Excel sehr nützlich, weil sie es erlauben, Texte oder Listeneinträge auszuwählen, statt sie manuell einzugeben. Das minimiert das Risiko von Fehlern oder Tippfehlern und erleichtert die Datenkontrolle.
Hier ist meine Arbeitsmappe, sodass Sie mit denselben Daten üben können wie ich.
- Wenn Sie unser Buch zum ersten Mal öffnen, vergessen Sie nicht, die Bearbeitung zu aktivieren!
Nun wollen wir lernen, wie man eine Dropdown-Liste in Excel erstellt. Das ist wirklich einfach und dauert nur 1-2 Minuten.
Schritt 1. Hinzufügen der Dropdown-Listenelemente
Um in Excel eine Dropdown-Liste zu erstellen, müssen Sie zuerst die Elemente der Liste definieren. Dies kann auf zwei verschiedene Weisen erfolgen:
- Platzieren Sie die Elemente der Dropdown-Liste in separaten Zellen (entweder auf demselben oder auf einem anderen Tabelle).
- Definieren Sie die Elemente der Dropdown-Liste direkt im Menü für die Datenüberprüfung.
Ich würde empfehlen, die Elemente der Dropdown-Liste in getrennten Zellen zu erfassen, da dies das Verwalten der Listenelemente vereinfacht, sollten Änderungen notwendig werden.
Schreiben Sie die Elemente einfach in eine Liste.
Falls Sie in den folgenden Schritten keinen Datenbereich verwenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Zellen mit Parametern Namen zuzuweisen, sodass Sie diese Zellen einfach über ihren Namen, ohne einen Datenbereich, referenzieren können.
Das ist praktisch, wenn Sie Listenelemente in einer anderen Tabelle speichern, so dass es einfacher zu verwenden wäre (Sie müssten dann nicht Tabelle!A1:A10 oder einen anderen Bereich schreiben)
Hier sind die Schritte, wie Sie dies umsetzen können:
- Markieren Sie alle Zellen, die Sie in Ihr Dropdown-Menü aufnehmen möchten.
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Name definieren“.
Sie können auch einige leere Zellen in Ihrem Bereich mit auswählen. So können Sie später einfach neue Elemente zu Ihrer Liste hinzufügen, ohne jedes Mal den Datenbereich anpassen zu müssen, wenn Sie ein neues Element einfügen möchten.
Schritt 2. Gehen Sie zu Daten und wählen Sie Datenüberprüfung
- Nun müssen Sie in der oberen Leiste auf Daten klicken.
- Hier müssen Sie Datenüberprüfung wählen.
Schritt 3. Wählen Sie Ihre Listenelemente
- Wählen Sie hier Liste aus der … Liste.
- Hier können Sie eine Reihe von Elementen hinzufügen, die Sie in den vorherigen Schritten angelegt haben.
- Haben Sie einen Namen vergeben, können Sie diesen als Bezeichnung für die Liste verwenden.
- Möchten Sie die Listenelemente nicht im Blatt ablegen, können Sie diese auch manuell in das Feld „Quelle“ eingeben, getrennt durch Kommas.
In meinem Beispiel nutze ich einen Bereichsnamen als Quelle (wie oben gezeigt, wie man den Bereich unter diesem Namen speichert), anstelle manuell einen Quellbereich auszuwählen. Sie können diesen jedoch auch manuell auswählen: Tragen Sie ihn ein, z. B. A1:A10, oder markieren Sie die Zellendaten mit der Maus.
Das war’s! Sie haben erfolgreich eine Dropdown-Liste erstellt.
Einrichten einer Fehlermeldung
In der Regel werden Dropdown-Menüs genutzt, um sicherzustellen, dass alle Eingaben in einem einheitlichen Format erfolgen. Wahrscheinlich möchten Sie daher vermeiden, Einträge manuell hinzuzufügen. Hier sehen Sie eine typische Fehlermeldung:
Und wenn Sie sie ändern oder deaktivieren möchten, können Sie dies in der Datenüberprüfung tun. So geht’s:
- Offene Datenüberprüfung.
- Gehen Sie zu Fehlermeldung.
Hier können Sie die Fehlerwarnung deaktivieren, die Fehlermeldung und sogar das Symbol ändern.